Często zadawane pytania

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów umożliwiający wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w Polsce.

Terminy obowiązkowego korzystania z KSeF zależą od grupy podatników oraz aktualnego stanu przepisów. Przed podjęciem decyzji należy sprawdzić aktualne komunikaty Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej: ksef.podatki.gov.pl.

FA(3) to trzecia główna wersja struktury logicznej e-Faktury wymaganej przez KSeF. Jest to plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów (wersja 1-0E).

FA(3) wprowadza zmiany względem wcześniejszych struktur logicznych, dlatego systemy fakturowe, ERP i księgowe powinny zostać zweryfikowane pod kątem zgodności z aktualnym schematem. Poprzednie wersje FA(1) i FA(2) nie będą akceptowane przez KSeF po wdrożeniu nowej struktury.

Walidator GoKSeF wykonuje trzy warstwy weryfikacji:

• 1. Walidacja XML — sprawdzenie poprawności składniowej pliku XML (well-formedness).
• 2. Walidacja XSD — weryfikacja zgodności struktury dokumentu z oficjalnym schematem FA(3) opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.
• 3. Walidacja semantyczna i biznesowa — sprawdzenie wybranych reguł logicznych, np. spójności sum, wymaganych pól warunkowych, poprawności formatów NIP/IBAN.

Zakres walidacji semantycznej jest rozwijany i może się zmieniać wraz z aktualizacjami serwisu.

Nie. Pozytywny wynik walidacji w GoKSeF oznacza, że plik spełnia zweryfikowane przez nas reguły techniczne — ale nie jest tożsamy z gwarancją przyjęcia przez system KSeF Ministerstwa Finansów.

KSeF stosuje własny zestaw reguł walidacyjnych, który może różnić się od zakresu wdrożonego w GoKSeF lub być aktualizowany niezależnie. Wynik GoKSeF ma charakter pomocniczy i informacyjny — nie zastępuje weryfikacji w środowisku KSeF.

Nie. Treść wgrywanego pliku XML jest przetwarzana wyłącznie w trakcie sesji walidacji i nie jest zapisywana na serwerze po jej zakończeniu. Nie zbieramy ani nie przechowujemy zawartości Twoich faktur.

Dla ochrony przed nadużyciami (rate limiting) przechowujemy adres IP wyłącznie w pamięci operacyjnej serwera. Adres IP nie jest zapisywany w żadnej bazie danych ani logach.

Szczegóły znajdziesz w Polityce prywatności.

Obecna wersja serwisu pozwala użytkownikowi niezalogowanemu na 5 walidacji dziennie z jednego adresu IP. Limit resetuje się raz dziennie.

Jeśli potrzebujesz większej liczby walidacji lub przetwarzania zbiorczego (wiele plików naraz), pracujemy nad planem PRO z podwyższonymi limitami i trybem zbiorczym. Możesz zapisać się na listę oczekujących.

Tryb zbiorczy umożliwi walidację wielu plików XML jednocześnie — przesłanie całego pakietu faktur i otrzymanie zbiorczego raportu z wynikami dla każdego pliku.

Funkcja jest w przygotowaniu i będzie dostępna w ramach płatnego planu PRO. Aby otrzymać powiadomienie o uruchomieniu, zostaw swój adres e-mail na stronie trybu zbiorczego.

Walidator przyjmuje pliki w formacie .xml o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Możesz zarówno wgrać plik przez drag&drop lub przycisk wyboru, jak i wkleić treść XML bezpośrednio w pole tekstowe.

Rekomendujemy korzystanie z danych testowych lub zanonimizowanych, jeśli nie ma konieczności walidacji pliku z rzeczywistymi danymi kontrahentów.

Tak. GoKSeF może pomóc sprawdzić plik XML wygenerowany przez system ERP, system księgowy, CRM, e-commerce lub inne narzędzie fakturowe, o ile plik ma format faktury ustrukturyzowanej i może zostać poddany walidacji.

Jeżeli plik wygenerowany przez ERP zawiera błędy, wynik walidacji może pomóc w rozmowie z dostawcą systemu, integratorem lub zespołem technicznym odpowiedzialnym za mapowanie danych do FA(3).

Jeżeli GoKSeF pokaże błędy, w pierwszej kolejności przeanalizuj komunikaty walidatora i sprawdź, którego fragmentu pliku XML dotyczą. Błąd może wynikać między innymi z braku wymaganego pola, nieprawidłowego formatu danych, błędnej wartości, problemu z kwotami, datami, danymi kontrahenta albo niezgodności ze strukturą FA(3).

Jeżeli plik pochodzi z systemu ERP lub systemu księgowego, warto przekazać wynik walidacji osobie odpowiedzialnej za konfigurację lub integrację systemu.

Nie. GoKSeF jest narzędziem technicznym i pomocniczym. Pomaga sprawdzić plik XML faktury pod kątem określonych reguł walidacyjnych, ale nie zastępuje profesjonalnej analizy podatkowej, prawnej ani księgowej.

W sprawach interpretacji przepisów, obowiązków podatkowych, odpowiedzialności lub decyzji księgowych należy skonsultować się z właściwym specjalistą.